Các loại chìa khóa trong khách sạn và vai trò của chúng

Nếu bạn đang xem xét mô hình kinh doanh khách sạn thì hệ thống khóa sử dụng cho khách sạn sẽ là mối quan tâm hàng đầu mà bạn cần lưu ý. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Siêu Thị Khóa Vân Tay tìm hiểu về các loại chìa khóa trong khách sạn và ứng dụng của chúng.

Thông tin chung về hệ thống khóa cửa khách sạn

Hệ thống khóa cửa khách sạn hoạt động như thế nào?

Việc sử dụng hệ thống khóa thẻ từ trong các khách sạn đã trở nên phổ biến hiện nay. Nếu cố gắng giải thích, chúng ta có thể nói rằng sự xuất hiện của thẻ chìa khóa của ổ khóa khách sạn điện tử rất giống với thẻ tín dụng.

Bây giờ bạn có thể tự hỏi thẻ chìa khóa hoạt động như thế nào. Sau đó, hãy để chúng tôi giải thích. Thẻ chìa khóa có mã bảo mật kỹ thuật số hoặc một mẫu duy nhất để mở khóa.

Mỗi cánh cửa bao gồm tính năng cơ học chỉ mở bằng một thẻ chìa khóa cụ thể mà khách sạn sẽ cung cấp cho bạn.

Khi công nghệ phát triển, thẻ khóa ngày càng trở nên tiên tiến và hiệu quả hơn. Các công nghệ mới nhất đã được thêm vào chúng để nâng cao tính năng của chúng.

Nhiều loại thẻ chìa khóa được sử dụng ngày nay, như thẻ chìa khóa cơ học cho khóa cửa cơ khí cho khách sạn và thẻ khóa điện tử cho hệ thống khóa điện tử.

Các loại khóa sử dụng cho khách sạn

Có nhiều hệ thống khóa cho khách sạn; trước chọn một hệ thống khóa cửa khách sạn, bạn sẽ phải biết những ưu điểm và nhược điểm của từng loại. Sau đó, bạn sẽ biết hệ thống khóa cửa khách sạn nào phù hợp với cửa khách sạn của bạn.

Khóa cửa cơ khí cho khách sạn

Khóa cửa cơ thông thường cho khách sạn có thiết kế cấu tạo cơ bản và là loại khóa cửa phổ biến nhất.

Họ cung cấp cài đặt không phức tạp cùng với ngân sách nhẹ.

Nhưng xem xét các khách sạn và địa điểm thương mại lớn, khóa cửa cơ học như vậy là không hiệu quả. Họ có thể dễ dàng được chọn.

• Khóa núm: Nó thường được tích hợp trong các cửa bên trong và là một trong những loại khóa cửa được sử dụng nhiều nhất.
• Khóa chốt: Chúng an toàn và có khả năng chống đột nhập; chúng cung cấp sự an toàn tốt hơn.
• Ổ khóa: Chúng còn sơ khai trong thiết kế và có thể được tìm thấy dưới nhiều hình dạng khác nhau.
• Lỗ mộng là phức tạp nhất, bao gồm tất cả các loại khóa cơ. Hệ thống khóa được tạo thành từ một cam và một vít định vị.
• Khóa cửa khách sạn di động cho khách du lịch: Khóa cửa di động có thể được sử dụng để khóa cửa cần một thiết bị khóa phụ. Bằng cách này, an ninh có thể được tăng cường lên nhiều cấp độ bằng cách sử dụng khóa khách sạn di động. Đây là những loại khóa cửa khách sạn tốt nhất cho du khách.
• Khóa cửa thanh khách sạn: Khóa thanh cửa khách sạn, có một hoặc nhiều vấu nối với khung cửa và thanh, được gọi là khóa. Khóa thanh cung cấp các biện pháp an ninh nâng cao để bảo vệ cửa khách sạn.
• Khóa chuỗi khách sạn: Khóa chuỗi khách sạn kết hợp một khớp nối chuỗi vào khung cửa kết nối với bảng điều khiển. Chúng chủ yếu được sử dụng trong cửa phòng khách sạn. Họ cung cấp sự riêng tư cho khách để gặp người lạ mà không cần mở cửa hoàn toàn.

 Hệ thống khóa điện tử cho khách sạn

Ổ khóa điện tử có thể được tìm thấy ở hầu hết mọi nơi trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Hệ thống khóa cửa khách sạn điện tử là hệ thống được sử dụng phổ biến nhất.

Hệ thống khóa điện tử cho khách sạn rất dễ sử dụng và yêu cầu bảo trì và cài đặt tối thiểu. Chúng cũng hiệu quả và an toàn hơn các hệ thống khóa thông thường, được ưa chuộng như khóa cửa điện tử phòng khách sạn. Chúng được coi là lựa chọn tốt nhất cho khóa cửa phẳng hoặc cửa phòng ngủ.

Chúng bao gồm các ký tự khác nhau và không yêu cầu truy cập internet. Nếu bạn băn khoăn không biết làm thế nào để mở khóa cửa khách sạn điện tử, thật đơn giản chỉ cần sử dụng thẻ khóa điện tử.

Nhìn chung, Các hệ thống khóa khách sạn thường bao gồm các loại chính: hệ thống khóa cửa khách sạn bằng thẻ chìa khóa, hệ thống khóa cửa khách sạn bằng bàn phím số, và Hệ thống khóa cửa khách sạn ứng dụng di động.

Hệ thống các loại chìa khóa trong khách sạn 

Các loại chìa khóa trong khách sạn 

Một khách sạn chuyên nghiệp, chuẩn quốc tế cần trang bị tối thiểu đủ 6 loại chìa khóa gồm:

• Guest room keys
• Master keys
•  Floor supervisor keys
• Housekeeping staff master keys
• Grand keys
• Emergency keys

Vai trò cụ thể của từng loại chìa khóa sử dụng trong khách sạn

Mỗi loại chìa khóa trong khách sạn khác nhau sẽ tương ứng với một vai trò và mục đích chuyên biệt, thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý:

Guest room keys (chìa khóa phòng) 

Chìa khóa giao riêng cho khách thuê phòng, mỗi phòng khách sạn tương ứng với 1 guest room key; có thể có quy định thời gian sử dụng tương ứng với thời gian khách lưu trú, quá hạn sẽ không thể vào phòng được. Chức năng này được theo dõi và quản lý thông qua hệ thống phần mềm quản lý khách sạn, giúp hạn chế khách gian lận hay thất thoát tài sản của khách sạn.

Master keys (khóa chính)

Master keys hay còn được gọi là chìa khóa tổng có thể mở bất cứ khóa phòng nào trong khách sạn và không có quy định về thời gian. Quản lý/ Trưởng bộ phận của khách sạn sẽ là người nắm giữ chìa khóa quyền năng này. Chìa khóa master được dùng trong trường hợp khẩn cấp – cần mở phòng khách nhưng không tìm thấy guest room key hoặc có nhưng bị lỗi hay hết hạn.

Một chìa khóa có thể được sử dụng để mở cửa ở một tầng/tầng hoặc một phần khu vực tất cả đều bị khóa. Như vậy, nếu khách sạn gồm 8 tầng/khu trong khách sạn thì sẽ có 8 cái Master Key.

Các chìa khóa này mở các phòng không khóa kép và có 4cấp độ:

Chìa khóa phụ (Sub Master Keys/Section Keys)

Chúng được cấp cho nhân viên phục vụ phòng, Người phục vụ, nhân viên phục vụ phòng, nhân viên Dịch vụ quầy bar nhỏ. Thông thường, chìa khóa chỉ mở được cửa của một phần phòng trên một tầng chứ không mở được cửa khóa kép. Phần có nghĩa là phòng 12-15 do ban quản lý chỉ định sẽ được duy trì bởi một người hầu phòng/người phục vụ phòng. Người hầu phòng/người phục vụ phòng phải đeo một vật dụng (thắt lưng) quanh eo của họ để đảm bảo an toàn cho chìa khóa.

Chìa khóa chính của tầng (Floor Master Keys)

Chìa khóa này được cấp cho nhân viên giám sát tầng. Phím này mở toàn bộ tầng. Nó cho phép người giám sát tầng giám sát tất cả các phòng không bị khóa kép. Người giám sát tầng sẽ được cấp nhiều hơn một khóa chính của một tầng nếu họ chịu trách nhiệm cho nhiều tầng.

Pass key/Master key

Mã này thường được cấp cho quản lý phó của khách sạn. Chìa khóa này cho phép truy cập vào tất cả các phòng trong tất cả các tầng của khách sạn không có khóa kép. Nó cho phép nguowif này kiểm tra bất kỳ phòng nào vào bất kỳ lúc nào một cách ngẫu nhiên. Đôi khi, chìa khóa này cũng có thể được cấp cho người giám sát Tầng trong trường hợp họ chịu trách nhiệm cho nhiều tầng cùng một lúc.

Grand Master key

Đây là chìa khóa chính duy nhất mở được phòng dù bị khóa hai lần. Mở cửa khóa kép đồng nghĩa với việc can thiệp vào quyền riêng tư của khách nên cần có sự đồng ý của ban quản lý để sử dụng khóa này. Nó cũng có thể khóa đôi một phòng nếu truy cập phải bị từ chối. Do tầm quan trọng của chìa khóa, chìa khóa này chỉ được giữ bởi Quản gia Điều hành, Tổng Giám đốc và Giám đốc Bộ phận Phòng và Giám đốc An ninh.

Floor supervisor keys

Hay chìa khóa tầng, có thể mở một số phòng ở một số tầng trong 1 khu hoặc 1 tầng phòng nhất định. Giám sát tầng hoặc Trưởng bộ phận sẽ cất giữ loại chìa này. Nó được quy định thời gian nên cần kiểm tra trước khi sử dụng.

Housekeeping staff master keys

Là chìa khóa dành riêng cho nhân viên chức năng, dùng mở cửa khi dọn phòng, dẫn khách lên nhận phòng hay phục vụ phòng… Nghĩa là, tương tự như Master keys, Housekeeping staff master keys cũng có thể mở bất cứ phòng nào của khách. Tuy nhiên, cần lưu ý thời gian và mục đích sử dụng để tránh làm phiền khách. Theo đó, nhân viên cần xác định chính xác phòng cần mở, đồng thời, khi đứng trước cửa phòng đó cần gõ cửa 3 lần và xưng danh để cảnh báo trước về sự xuất hiện của mình.

Grand keys

Loại chìa khóa dùng mở các loại phòng chức năng như phòng giặt là, phòng ăn, phòng hội nghị… và thường chỉ dành cho nhân viên phụ trách tương ứng.

Emergency keys (chìa khóa khẩn cấp)

Chìa khóa có thể mở tất cả các cửa khóa kép trong khách sạn, trong số đó:

• Cửa phòng khách (Phòng khách)
• Cửa văn phòng (Văn phòng)
• Cửa kho (Cửa hàng)

Chìa khóa này thường được Quản lý khách sạn hoặc GM nắm giữ có thể sử dụng trong trường hợp khẩn cấp/ khẩn cấp

Gọi là chìa khóa khẩn cấp, mó mở được tất cả phòng khách thuê nhưng chỉ sử dụng trong một số trường hợp khẩn cấp, được yêu cầu mở khóa trong khi những loại chìa khóa chức năng khác chưa được tìm thấy hoặc không hoạt động. Emergency keys được bảo vệ cẩn thận trong một hộp kín, do quản lý cấp cao chịu trách nhiệm cất giữ và kiểm soát sử dụng vì có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn của khách hàng và tài sản của khách sạn. Việc lấy chìa khóa cần được ghi chép đầy đủ và rõ ràng, bao gồm người nhận, thời gian và mục đích sử dụng.

Các loại thẻ chìa khóa khách sạn 

Các hệ thống điều khiển bằng chìa khóa cuối cùng đã phát triển thành các hệ thống dễ thay thế hơn được gọi là thẻ chìa khóa. Những chiếc chìa khóa nhựa này có đầy những lỗ nhỏ ở một đầu mà cửa có thể đọc được khi lắp vào. Hạn chế của thẻ khóa là chúng có in tên phòng, điều này gây ra rủi ro bảo mật lớn và do đó cũng phải được thay thế.

Các khách sạn hiện đại ngày nay sử dụng hệ thống chìa khóa điều khiển bằng máy tính. Loại thẻ tín dụng được gán một mã đặc biệt khi được kích hoạt bởi quầy lễ tân. Chìa khóa này được lập trình sẵn với thông tin đến và đi của khách và sẽ hoạt động trong suốt thời gian lưu trú của khách và trong một khoảng thời gian cụ thể.

Sử dụng khóa điện tử là giải pháp hiện đại cho các khách sạn hiện nay. Ưu điểm của khóa điện tử là chúng được kết nối với hệ thống quản lý tài sản bao gồm điều khiển bằng chìa khóa, nơi có thể thêm và xóa chìa khóa mà không cần đánh lại chìa khóa. Điều này mang đến những kiểm soát truy cập tốt, trong đó bao gồm thời gian và địa điểm, ghi lại nhật ký hoạt động.

Thẻ chìa khóa tắt nguồn hoặc dự phòng (Power Down or Back up Key Card) 

Trong trường hợp mất điện hoặc bảo trì máy tính, chìa khóa tắt nguồn hoặc chìa khóa dự phòng đã chuẩn bị trước sẽ được cấp cho khách nhận phòng. Chúng thường được giữ ở một nơi an toàn với người quản lý trực.

Thẻ khóa dành cho khách (Guest Lockout Key Card)

Chìa khóa này có thể được cấp để chặn lối vào phòng của khách. Một thẻ chìa khóa mới sẽ đưa khóa trở lại bình thường.

Thẻ Bảo trì hoặc Khóa một lần (Maintenance or One-Shot Key card) 

Thẻ này giống như thẻ Khách nhưng được cấp cho nhân viên, thường là người có hợp đồng, như Kỹ sư T.V. Chìa khóa này sẽ chỉ mở được một phòng mà người đó phải vào để thực hiện công việc hoặc sửa chữa và chỉ có thể được sử dụng một lần.

Thẻ khóa kiểm soát hẹn giờ (Timer Controlled Key Cards)

Ngoài thẻ khóa dải từ, một số khách sạn sử dụng hệ thống khóa cửa hoạt động thông qua đồng hồ nằm trong ổ khóa. Thẻ chìa khóa được cấp cho phòng tại thời điểm nhận phòng, trong suốt thời gian lưu trú của khách, do đó thẻ sẽ hết hiệu lực vào thời điểm xác định trước vào ngày trả phòng. Nó có thể được sử dụng trong các tình huống như khi khách không trả phòng trong thời gian đã lên lịch của họ mà không có thông tin hoặc khi khách không xóa / thanh toán tài khoản của mình trong giới hạn tín dụng của họ sau khi nhắc nhở.

Ưu nhược điểm của các hệ thống chìa khóa khách sạn hiện đại 

Khóa khách sạn sử dụng thẻ khóa từ

Tất cả các thẻ có dải từ đều chứa một dải từ có các thông tin chi tiết của khách được kết hợp vào chúng. Số truy cập của người dùng là thông tin cần thiết nhất và duy nhất được mã hóa trong thẻ. Nhân viên khách sạn cung cấp thông tin người dùng mang thẻ cho khách. Thẻ có thời gian sử dụng cố định từ khi nhận phòng đến khi trả phòng.

Đầu đọc thẻ được cài đặt trên cửa khách sạn. Khi cửa khách sạn đọc thông tin thẻ, họ sẽ khóa hoặc mở khóa. Khóa thẻ từ cho khách sạn cung cấp quy trình ra vào hợp lý.

Sau khi tráo thẻ từ trong hệ thống ra vào cửa từ của khách sạn, thẻ có thông tin từ cảm biến trên khóa cửa.

Đây là quy trình hệ thống khóa thẻ từ khách sạn thẻ từ. Việc cài đặt thông tin trong thẻ được thực hiện thủ công hoặc quản lý hệ thống trung tâm. Lỗ khóa thông thường cũng được sử dụng trong các khách sạn khác nhau.

Xem thêm bài viết: Các loại thẻ khóa từ và cách thức hoạt động của hệ thống cửa từ

Khóa khách sạn sử dụng mật mã mở khóa

Khóa khách sạn bàn phím chủ yếu được sử dụng để mở cửa bằng cách nhập đúng mật khẩu số trên bàn phím hoặc bàn phím cảm ứng.

Nhưng trong những trường hợp bình thường, các khách sạn thông thường truyền thống không còn sử dụng hệ thống khóa cửa khách sạn mã pin này nữa.

Và hiện tại, hệ thống khóa cửa mã pin chủ yếu được sử dụng trong các khách sạn Airbnb, khách sạn căn hộ và nhà cho thuê ngắn hạn.

Khóa khách sạn sử dụng chìa khóa di động

Mô hình hệ thống khóa cửa khách sạn chìa khóa di động có thể là xu hướng sử dụng trong các khách sạn hiện đại trong tương lai. Hệ thống khóa khách sạn chìa khóa di động cho phép khách sử dụng điện thoại di động của họ để hoàn tất quy trình nhận phòng mà không cần tiếp xúc gần.

Tất nhiên, hệ thống khóa khách sạn bằng chìa khóa di động thường không phù hợp với khách sạn truyền thống, đặc biệt nếu mục tiêu của bạn là giảm chi phí hoạt động.

Hệ thống khóa khách sạn bằng chìa khóa di động chủ yếu cho phép người dùng mở khóa phòng khách sạn bằng điện thoại thông qua công nghệ Bluetooth hoặc WIFI. Nó cũng có thể gửi từ xa mật khẩu, chìa khóa Bluetooth và các phương pháp khác để mở cửa phòng.

Hệ thống khách sạn chìa khóa di động chủ yếu được sử dụng trong các căn hộ cao cấp và nhà cho thuê.

Đó là những thông tin về các loại chìa khóa trong khách sạn mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đọc. Hy vọng sẽ trở nên hữu ích khi bạn đang muốn đầu tư cho một hệ thống khách sạn hiện đại. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của Siêu Thị Khóa Vân Tay.

Tham khảo thêm các bài viết khác:

• Những lưu ý quan trọng khi bảo trì khóa khách sạn
• Bảng báo giá khóa thẻ từ khách sạn chi tiết, đầy đủ mẫu khóa mới