Hệ thống khóa từ khách sạn và những điều bạn cần biết

Hệ thống khóa từ khách sạn là gì?

Chúng ta đều biết rằng, các khách sạn đã quen với việc đưa chìa khóa phòng cho khách hàng của họ. Nhưng trong cuộc sống hiện đại khi công nghệ phát triển và tiến hóa, các loại khóa và chìa khóa phần cứng tiêu chuẩn sẽ không còn tiện nghi và xu hướng mới là khóa điện tử.

Giờ đây, thẻ chìa khóa khách sạn điện tử đã và đang dần thay thế các hệ thống chìa khóa tiêu chuẩn. Điều này xuất phát từ việc hệ thống khóa, chìa cũ còn bộc lộ nhiều điểm thiếu sót, nhược điểm; cơ hội trộm cắp thực tế là rất lớn trong các hệ thống khóa và chìa khóa thông thường.

Hệ thống khóa cửa khách sạn điện tử mới nhất thực sự tỏ ra hiệu quả và an toàn hơn. Khi một khách thuê phòng tìm kiếm một khách sạn, họ ưu tiên sự an toàn và an ninh của hành lý, đồ đạc mang theo cũng như sự an toàn của họ. Điều này có nghĩa là, một người khách luôn muốn hệ thống ra vào cửa khách sạn phải hoạt động hiệu quả và an toàn tuyệt đối.

Sự riêng tư cũng là một yếu tố cần thiết cho khách thuê phòng tại khách sạn trong không gian thương mại nơi có nhiều người tụ tập và lưu trú. Đối với bất kỳ khách sạn nào, điều cần thiết là cung cấp sự riêng tư hoàn toàn cho khách của mình. Chỉ trong những trường hợp như vậy, hệ thống khóa cửa khách sạn điện tử mới hoạt động tốt nhất và được chứng minh là hiệu quả nhất.

Cấu tạo và cách thức hoạt động của hệ thống khóa từ khách sạn

Các thành phần cơ bản của hệ thống khóa từ khách sạn

Nhìn chung, một hệ thống khóa thẻ từ sử dụng cho khách sạn sẽ bao gồm những thành phần cơ bản như sau:

Phần mềm quản lý khóa

Phần mềm điều khiển là hệ thống điều hành có vai trò quan trọng cho việc quản lý phòng và phát hành các loại thẻ. Điểm chung của các phần mềm khóa khách sạn là chúng đều rất đơn giản và tiện lợi để sử dụng. Phần mềm có thể chạy trên hầu hết các hệ điều hành máy tính hiện nay.

Phần mềm có thể điều khiển không hạn chế số lượng tòa nhà và phòng sử dụng khóa của khách sạn.

Thẻ khóa

Thẻ khóa từ có thể ghi/ xóa nhiều lần và hoạt động giống như một chiếc chìa khóa. Trong quá trình vận hành của hệ thống an ninh khách sạn, có rất nhiều loại thẻ được phát hành, tùy theo mục đích và chức năng sử dụng của khoá khách sạn như thẻ khách, thẻ tầng, thẻ master, thẻ tòa nhà… Các loại thẻ khóa từ cũng đa dạng về phương thức nhận dạng thông qua việc ứng dụng các công nghệ giao tiếp khác nhau.

Máy tính

Máy tính thường được đặt ở phòng điều khiển trung tâm và cả bàn tiếp tân của khách sạn, nó được sử dụng để cài đặt hệ thống phần mềm quản lý, cấp phát thẻ và quản trị toàn bộ dữ liệu của khách sạn.

Khóa cửa thẻ từ

Ổ khóa thẻ từ là thiết bị không thể thiếu trong hệ thống khóa cửa khách sạn hiện đại. Khóa được lắp đặt trên cửa cho từng phòng cụ thể, có khả năng bảo mật cao. Ổ hoạt động bằng pin, không dây và độc lập, sử dụng thẻ khóa từ để mở hoặc có thể tích hợp các phương thức khác như mật mã, bluetooth…

Bộ mã hóa thẻ

Bộ phận này được sử dụng để ghi/ đọc dữ liệu thông qua cổng USB được cắm vào máy tính. Khi hệ thống máy tính có kết nối internet thì bộ mã hóa sẽ làm việc.

Ngoài ra, có thể lựa chọn thêm một số thành phần cho hệ thống khóa khách sạn như thiết bị lấy dữ liệu, bộ tiết kiệm năng lượng…

Hệ thống khóa cửa khách sạn hoạt động như thế nào?

Việc sử dụng hệ thống khóa thẻ từ trong khách sạn đã trở nên khá phổ biến hiện nay. Có thể nói rằng sự xuất hiện của các loại thẻ chìa khóa điện tử mang đến sự tiện nghi và an toàn vượt trội. Về ngoại hình, chúng rất giống với thẻ tín dụng.

Thẻ khóa có mã bảo mật kỹ thuật số hoặc một mẫu duy nhất để mở khóa. Mỗi cánh cửa (bao gồm tính năng cơ học) chỉ mở bằng một thẻ chìa khóa cụ thể mà khách sạn sẽ cung cấp cho bạn.

Với sự phát triển của công nghệ, thẻ khóa đã trở nên tiên tiến và hiệu quả hơn. Những công nghệ mới nhất đã được thêm vào để tăng cường các tính năng của chúng. Ngày nay, nhiều loại thẻ khóa được sử dụng, như thẻ khóa cơ cho khóa cửa cơ cho khách sạn và thẻ khóa điện tử cho hệ thống khóa điện tử. Ngoài ra, thẻ chìa khóa RFID cho khóa khách sạn cũng được nhiều chủ đầu tư cân nhắc sử dụng.

Những điểm nổi bật của hệ thống khóa từ khách sạn

Ưu điểm của hệ thống khóa khách sạn sử dụng thẻ từ

Tính bảo mật cao, tiện dụng

• Phần cứng của hệ thống khóa được đúc bằng thép nguyên khối, vững chắc hoặc các chất liệu cao cấp khác, có khả năng chịu được áp lực va đập cao.
• Bộ khóa cửa được thiết kế đặc biệt với 4 chốt cửa trong đó 1 chốt được thiết kế theo hình trụ nguyên khối dùng để khóa cửa từ phía bên trong phòng. Khóa cửa có bộ nhớ lưu trữ dung lượng lớn dữ liệu sử dụng gần nhất và được tải về máy tính một cách dễ dàng khi cần thiết.
• Khóa cửa có chức năng kiểm tra tự động, hệ thống sẽ thống báo trong trường hợp xâm phạm trái phép và thông báo khi pin cấp nguồn yếu.
• Hệ thống giải mã cao cấp, rất khó làm giả chìa khóa và xâm nhập từ bên ngoài, đảm bảo an toàn tối đa cho hệ thống an ninh cảu khách sạn.
• Chìa khóa thẻ từ nhỏ gọn có thể cất giữ dễ dàng, hạn chế được các trường hợp để quên hay mang theo lỉnh kỉnh. Sử dụng thẻ cũng rất dễ dàng, không cần loay hoay mở khóa mà chỉ cần quẹt qua khe từ là cửa tự động mở trong vài giây ngay sau đó.
• Hệ thống sẽ phát đi tín hiệu thông báo cho người dùng khi có người xâm nhập trái phép, hay cửa chưa đóng kín.

Hoạt động ổn định, tiết kiệm năng lượng

Hệ thống khóa thông minh dành cho khách sạn có khả năng hoạt động độc lập, ổn định, tiêu thụ điện năng ít. Ngoài ra chi phí bảo trì khóa khách sạn cũng khá thấp, nhờ vậy, hệ thống hoạt động tiết kiệm và hiệu quả.

Khóa cửa được sử dụng là các dòng khóa cao cấp nên việc đóng mở cửa nhẹ nhàng, từ tính với tín hiệu khóa nhạy bén, mượt mà, hiện đại, khác xa những dòng khóa thông thường.

Quản lý tiện lợi bằng phần mềm

Phần mềm điều khiển quản lý hệ thống khóa từ khách sạn tương thích với mọi hệ điều hành Windows với giao diện thân thiện, dễ nhìn và dễ sử dụng. Chương trình được thiết kế thuận tiện cho việc phát triển tăng khả năng thích ứng của hệ thống.

Với phần mềm quản lý hệ thống, người quản lý có thể timg thấy báo cáo số liệu thống kê một cách chính xác nhất, chi tiết về việc phát hành và hủy thẻ, tình trạng phòng và các dữ liệu mở cửa của khóa.

Kết cấu phần cứng chắc chắn

Các thiết bị được kiểm tra chặt chẽ từ khâu sản xuất, quản lý sản phẩm cho đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Chúng phải được trải qua các kiểm duyệt gắt gao qua từng bộ phận để đảm bảo cho việc ngăn chặn xâm nhập trái phép từ bên ngoài.

Với các dòng khóa vân tay hay khóa điện tử sử dụng cho khách sạn, tay cầm và ruột khoá đã vượt qua nhiều lần kiểm tra tại nơi sản xuất. Các bộ phận cấu tạo của khóa như lò xo, lẫy khoá, mô tơ điện tử,thẻ từ RF/MF card,… được kiểm thử rất nhiều lần trước khi đưa ra thị trường.

Tính thẩm mỹ 

Hệ thống khóa thẻ từ không chỉ là thiết bị đảm bảo an ninh cho khách sạn mà còn là một điểm nhấn trang trí trên cánh cửa phòng của khách sạn. Nếu khóa cơ truyền thống có đôi nét thô kệch thì khóa thẻ từ lại được thiết kế với hình dáng, màu sắc tinh tế, thanh lịch. Chúng tạ cho không gian tổng quan những nét sang trọng, hiện đại, gây ấn tượng với mọi khách lưu trú.

Đặc điểm của hệ thống khóa cửa khách sạn bằng thẻ từ

Đầu đọc thẻ cửa được đặt trên mỗi cửa để sử dụng thẻ khóa của khách sạn và chúng được xử lý theo một cách cụ thể để vận hành cửa mong muốn trong một khung thời gian nhất định. Hệ thống quản lý truy cập của các khách sạn nhóm các khóa cửa theo số lượng người dùng của cùng một nhóm và các dấu vết kiểm toán.

Các thẻ sọc từ và thẻ quẹt phù hợp với túi tiền của các khách sạn quy mô lớn, nhưng chúng không thể được sử dụng lâu dài vì chúng bị hao mòn khá nhanh và kém an toàn hơn các lựa chọn thay thế khác. Thẻ RFID đắt hơn các loại thẻ từ khác cho khóa khách sạn, trong đó có cả thẻ magnetic.

Trong các hệ thống khóa từ khách sạn, thẻ khóa được kết hợp với một dải từ để lưu trữ tất cả thông tin cho phép truy cập vào cửa của một phòng khách sạn tương ứng. Bộ mã hóa thẻ khóa khách sạn giúp tạo và lưu trữ thông tin cần thiết. Thông tin chi tiết có thể bao gồm tên, số, các ngày và số phòng.

Đặc điểm của hệ thống khóa cửa khách sạn bằng thẻ RFID

RFID có nghĩa là nhận dạng tần số vô tuyến, thuật ngữ này biểu thị việc sử dụng sóng điện từ cho các mục đích đã được công nhận. Máy phát và máy thu không tiếp xúc và hoạt động bằng cách xác định các đối tượng và con người.

Đối với thẻ RFID hoặc thẻ tiệm cận, chuyển động trượt (quẹt thẻ) là không cần thiết vì chúng hoạt động trên các tần số vô tuyến hoạt động trong một phạm vi khoảng cách nhỏ mang tên tiệm cận.

Về thẻ không tiếp xúc, nó liên quan đến thẻ RFID trong hệ thống khóa cửa khách sạn Mifare . Tuy nhiên, thẻ cảm ứng gần cần tiếp xúc tối thiểu với đầu đọc RFID để vận hành cửa.

Thẻ thông minh cũng thuộc danh mục thẻ không tiếp xúc, chúng sử dụng vi mạch để mang thông tin. Bất kỳ khách sạn nào muốn hiện đại hóa hệ thống an ninh đều sử dụng thẻ thông minh ngay cả khi chúng rất tốn kém.

Khóa cửa khách sạn RFID cũng có thể được kết hợp với khóa cửa điện tử bằng cách ứng dụng xử lý và chuyển đổi thành một bộ phát đáp nhỏ nằm trên cửa liên kết với hệ thống kiểm soát ra vào của khách sạn.

Thẻ chìa khóa khách sạn RFID tốt hơn chìa khóa thủ công và mã vạch từ nhiều khía cạnh khác nhau, trong khi cả hai đều có thể dễ dàng giả mạo. Một số ưu điểm của khóa khách sạn RFID so với cơ chế khóa và chìa khóa truyền thống có thể kể đến:

• Về khả năng giả mạo dễ dàng: Không thiết bị nào như vậy có thể sao chép tín hiệu vô tuyến, giúp tín hiệu an toàn hơn.
• Về khả năng được tùy chỉnh và lập trình lại: Thẻ chìa khóa khách sạn RFID chỉ cung cấp quyền truy cập vào khóa trong một khoảng thời gian nhất định. Lập trình cụ thể như vậy cung cấp khả năng quản lý và làm việc hiệu quả bằng cách khóa bất kỳ chuyển động không mong muốn nào trong các khu vực không được phép.
• Ẩn danh: Không có dấu hiệu nhận dạng cụ thể, vì vậy chỉ người dùng thực và phần mềm hệ thống khóa cửa khách sạn mới có thể nhận dạng thẻ và ủy quyền của nó.
• Quy trình hủy kích hoạt thuận tiện: Trong bất kỳ trường hợp nào, nếu ai đó đặt nhầm thẻ hoặc đánh cắp, việc hủy kích hoạt sẽ giúp đảm bảo an toàn cho mọi trường hợp sử dụng không mong muốn.
• Khả thi với ngân sách: Các hệ thống khóa cửa khách sạn truyền thống yêu cầu thay toàn bộ khóa cửa nếu mất chìa khóa, nhưng với thẻ từ, bạn có thể dễ dàng hủy ủy quyền của thẻ mà không cần thay khóa.

Với những lý do nêu trên, nếu hệ thống khóa khách sạn hiện tại của bạn vẫn là khóa chìa truyền thống, đã quá cũ và không thể đáp ứng nhu cầu bảo mật cho khách sạn thì bạn nên cân nhắc nâng cấp hệ thống khóa khách sạn hiện tại của mình lên hệ thống khóa từ khách sạn RFID.

Quy trình sử dụng khóa thẻ từ trong hệ thống khóa cửa khách sạn

Quy trình làm thẻ từ cho khách thuê phòng

Khi khách hoàn tất thủ tục đăng ký nhận phòng, nhân viên tiếp tân sẽ tiến hành lập thẻ từ cho khách trên phần mềm làm khóa của máy vi tính. Nhân viên sẽ nhập số phòng, thời gian lưu trú… để mã hóa vào thẻ và đưa cho khách.

Thẻ từ này chỉ mở được phòng mà khách đăng ký. Mã của thẻ khóa sẽ được hủy bỏ khi khách thanh toán và làm thủ tục trả phòng. Khi thẻ bị mất và được thông báo với khách sạn, thẻ này sẽ được vô hiệu hóa.

Quy trình hoạt động khoá thẻ từ khách sạn:

• Khi check in, lễ tân sẽ tạo thẻ từ trên phần mềm máy tính, phần mềm này hoạt động trên các máy tính cài đặt hệ điều hành tiêu chuẩn như window, win XP…
• Bộ tạo thẻ từ (encoder) được nối với máy tính quả công encoder là bộ phận để thẻ từ tiếp xúc với bề mặt đề hiện thực hoá các thao tác trên phần mềm

Cách mở, đóng khóa cửa phòng khách sạn

Mở khóa phòng khách sạn

Nhìn chung, cách mở khóa từ vô cùng đơn giản, khách thuê phòng sẽ được nhân viên khách sạn hướng dẫn chi tiết khi nhận phòng.

Khách đưa thẻ từ qua khe đọc, khi đèn xanh trên ổ khóa khóa thẻ từ khách sạn sáng đèn xanh lên thì dùng tay vặn tay nắm mở theo bên hướng chiều kim đồng hồ để mở cửa. Hoặc với những hệ thống hiện đại, chỉ cần kéo thẻ khóa từ qua ổ sau đó đèn xanh sẽ sáng phát lên một tiếng bíp nhỏ và ta có thể đẩy cửa bước vào.

Đóng cửa phòng khách sạn

Khi khách bước ra ngoài, chỉ cần đóng cửa lại,khoá cửa cũng sẽ tự động khóa. Hệ thống khóa từ sẽ báo động khi có người xâm nhập trái phép vào phòng hoặc cửa chưa đóng hoàn toàn khi người sử dụng ra khỏi phòng.

Với hệ thống khóa cửa thẻ từ khách sạn, bộ phận quản lý của khách sạn sẽ dễ dàng kiểm tra các thông tin như ngày làm chìa, ngày giờ làm khóa, nhật ký sử dụng… qua hệ thống đọc ổ từ và xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra giúp dễ dàng kiểm soát ra vào cho mọi người trong khách sạn.

Những biện pháp xử lý thẻ từ bị mất

Với khóa thẻ từ cho khách sạn, bộ phận quản lý sẽ ghi nhận lại thông tin mất thẻ từ trên hệ thống phần mềm và làm một thẻ khóa từ mới, thẻ từ cũ sẽ không hoạt động nữa. Chi phí thẻ từ không lớn nên thường các khách sạn không yêu cầu khách hay nhân viên bồi thường.

Một số mẫu khóa khách sạn được lựa chọn phổ biến hiện nay

Bạn đọc có thể tham khảo một số mẫu khóa cửa thẻ từ khách sạn được lựa chọn phổ biến hiện nay:

Khóa Dessmann S510

Thông tin chi tiết về sản phẩm: Khóa vân tay Dessmann S510

Khóa Dessmann G800FPC

Thông tin chi tiết về sản phẩm: Khóa vân tay Dessmann G800FPC

Khóa cửa Hafele EL9000-TCS

Thông tin chi tiết về sản phẩm: Khóa cửa vân tay Hafele EL9000-TCS

Khóa cửa điện tử Kaadas 5155

Thông tin chi tiết về sản phẩm: Khóa cửa điện tử Kaadas 5155

Khóa Kaadas 9113

Thông tin chi tiết về sản phẩm: Khóa cửa vân tay Kaadas 9113

Tham khảo thêm các bài viết khác:

• Các loại chìa khóa trong khách sạn và vai trò của chúng
• Nên chọn loại khóa nào cho khách sạn?