Hướng dẫn sử dụng khóa thẻ từ đầy đủ, chi tiết

Khóa cửa thẻ từ ngày càng được sử dụng phổ biến trong các hộ gia đình, chung cư hay khách sạn, homestay… Bạn đã biết cách cài đặt và sử dụng loại khóa này hay chưa? Xem ngay những hướng dẫn sử dụng khóa thẻ từ mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Những thông tin về khóa cửa thẻ từ bạn cân biết

Công nghệ nào được sử dụng trong thẻ khóa từ?

Thẻ khóa từ sử dụng một số loại công nghệ khác nhau. Thẻ chìa khóa cũ hơn sử dụng dải từ để lưu trữ dữ liệu về căn phòng. Loại thẻ này hoạt động giống như thẻ tín dụng: bạn đưa nhẹ chúng một khe cắm và nó đọc dữ liệu được lưu trữ trên dải từ tính ở mặt sau.

Các loại khóa thẻ từ hiện đại hơn sử dụng thẻ khóa RFID, nhận dạng tần số vô tuyến và sóng vô tuyến để liên lạc giữa thẻ của bạn và máy quét hoặc ăng-ten được tích hợp hoàn toàn vàobộ khóa cửa hay tay nắm cửa.

Hiện nay, nhiều khách sạn còn sử dụng NFC (giao tiếp trường gần), sử dụng công nghệ tương tự như RFID nhưng ở phạm vi rất gần. Loại thẻ này ít phổ biến hơn ở các khách sạn bởi không giống như RFID hoặc thẻ từ, bạn phải vẫy, lắc điện thoại của mình trước một thứ gì đó để điện thoại hoạt động. Đó không chỉ là đọc thụ động từ xa.

Những lợi ích của khóa thẻ từ

Sử dụng thẻ khóa từ mang đến rất nhiều lợi ích. Với thẻ khóa khách sạn, chúng nâng cao mức độ bảo mật và giảm chi phí đồng thời tăng sự hài lòng của khách hàng. Thẻ từ có thể dễ dàng được lập trình, hủy kích hoạt và cá nhân hóa. Ngoài ra, chúng cũng rất thân thiện với môi trường. Với thẻ khóa từ cho căn hộ, chúng giúp người dùng có thể mở khóa nhanh và tiện lợi chỉ với 1 thao tác quét thẻ rất đơn giản.

Những lợi ích của thẻ khóa từ khách sạn RFID có thể kể đến như:

An ninh: Với khóa thẻ từ, nhân viên khách sạn có thể dễ dàng thay thế thẻ chìa khóa bị mất hoặc bị đánh cắp tại quầy lễ tân. Tất cả các thẻ có thể được lập trình với các đặc quyền truy cập khác nhau cho nhân viên và khách (chẳng hạn như hạn chế quyền truy cập của nhân viên vào các khu vực cụ thể). Khách sạn có thể ngay lập tức khiến nó không hoạt động bằng thẻ RFID bằng cách thay đổi chương trình của nó. Thẻ RFID khó sao chép hơn nhiều so với các khóa truyền thống.

Tiết kiệm chi phí: Các loại khóa cơ truyền thống phải được thay thế thường xuyên để chúng hoạt động chính xác, còn thẻ RFID hiếm khi cần thay thế. Chúng được làm bằng nhựa chứ không phải kim loại, chúng không bị hao mòn nhanh chóng và không tốn kém chi phí về lâu dài.

Tiện lợi: Thay vì phải lo lắng về việc theo dõi chiếc chìa khóa cơ rườm rà, khách thuê có thể dễ dàng cất thẻ trong ví hay túi xách khi không sử dụng.

Dễ dàng lập trình: Cài đặt khóa từ khách sạn rất đơn giản, không còn phải dò dẫm với những phím thủ công lỗi thời ở bàn tiếp tân. Bên cạnh đó, nếu có sự cố xảy ra, đầu đọc thẻ RFID có thể lập trình lại thay vì phải lo lắng về việc có một bộ khác để phòng trường hợp một bộ bị mất/bị đánh cắp,…

Sự hài lòng của khách hàng: Khách hàng luôn đánh giá cao sự tiện lợi và bảo mật của việc sử dụng thẻ khóa khách sạn thay vì xử lý một bộ chìa khóa kiểu cũ. Họ cũng có xu hướng bị ấn tượng bởi các khách sạn sử dụng công nghệ thông minh mới như thẻ thông minh (dùng để thanh toán tín dụng).

Hướng dẫn sử dụng khóa thẻ từ cho khách sạn

Thẻ từ khách sạn hoạt động như thế nào?

Như chúng tôi đã chia sẻ trong những phần trên, có một số công nghệ khác nhau có thể được sử dụng trong hệ thống kiểm soát ra vào khách sạn, không chỉ cho việc ra vào phòng mà còn cho kiểm soát giới hạn thang máy hay cả việc quản lý bãi đậu xe .

Tuy nhiên, nếu chỉ quan tâm về mặt truy cập phòng khách sạn, có thể thấy công nghệ được sử dụng thường tương đối giống nhau và khái niệm cốt lõi là như nhau. Một thẻ từ sẽ được sử dụng như một chìa khóa thông minh được quét gần hoặc chèn để cấp quyền truy cập vào phòng của bạn.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về cách thức và quy tình hoạt động của loại thẻ khóa này trong khách sạn:

Bước 1: Khách Check In

Khách thuê phòng tới khách sạn và đến quầy lễ tân và nhận phòng. Khi bạn đến quầy, nhân viên sẽ lấy thẻ khóa từ và bắt đầu quá trình cài đặt thẻ chỉ định.

Bước 2: Thẻ chìa khóa được chỉ định

Thẻ từ được để trống và sau đó sẽ được chỉ định các quyền mở khóa cửa tại quầy lễ tân hoặc nhân viên khách sạn hướng dẫn khách.

Thẻ khóa sẽ được liên kết với phòng của khách trên hệ thống kỹ thuật số . Thông thường, điều này được thực hiện bằng bàn phím được gắn vào máy tính sẽ chuyển dữ liệu tạm thời vào thẻ.

Bước 3: Thẻ từ mở khóa cửa phòng của khách

Khi đã nhận thẻ và về phòng, thông thường bạn sẽ thực hiện một trong hai việc, trượt thẻ vào đầu đọc thẻ hoặc chạm thẻ vào đầu đọc.

Cả hai phương pháp trên đều sẽ quét thẻ của bạn, đọc dữ liệu và cấp cho bạn quyền truy cập, mở khóa cửa phòng. Toàn bộ quá trình này mất chưa đến vài giây và bạn có thể nghe thấy tiếng mở khóa khi đã thao tác thành công.

Bước 4: Thẻ cung cấp năng lượng

Ở nhiều khách sạn hiện đại, thẻ khóa từ sẽ thực sự cung cấp năng lượng cho phòng của bạn, bằng cách sử dụng một đầu đọc nhỏ bên cạnh cửa. Đây là một sáng kiến ​​xanh được các khách sạn sử dụng để giảm mức sử dụng năng lượng và cũng cung cấp cách sử dụng phụ cho thẻ của bạn.

Đầu đọc thẻ từ thường được thiết kế để được kích hoạt bằng thẻ tín dụng, không chỉ thẻ khóa phòng của bạn. Vì vậy, bạn có thể đặt thẻ thư viện của bạn hoặc thứ gì đó bạn sẽ không cần vào đầu đọc thẻ.

Bước 5: Kiểm tra thiết lập lại thẻ 

Khi khách trả phòng, thẻ sẽ được xóa một lần nữa để có thể chuyển sang ổ khóa và cửa mới khác. Điều này cho phép quy trình cài đtặ sử dụng thẻ được bắt đầu lại cho khách thuê tiếp theo.

Với việc tất cả các thẻ đều có thể được liên kết với bất kỳ cửa nào trong khách sạn, điều này làm cho giá trị của mỗi thẻ khóa từ thấp hơn nhiều và cũng dễ dàng thay thế hơn.

Lập trình thẻ từ khách sạn cần những gì?

Bộ mã hóa/lập trình thẻ trên khóa từ dùng chokhách sạn : Thiết bị sẽ lập trình thẻ chìa khóa (thường được cung cấp bởi các nhà sản xuất khóa).

Vộ lập trình thẻ khóa từ, thiết bị có một khe để bạn cắm thẻ và một khe khác để cắm máy tính của bạn vào đó. Bạn có thể đặt thẻ RFID và thực hiện cài đặt chương trình cho thẻ RFID.

Thẻ khóa từ dùng cho khách sạn: Bạn cần viết thông tin cho chúng đối với thẻ trống.

Máy tính: Máy tính được sử dụng để cài đặt phần mềm hệ thống khóa khách sạn và kết nối với bộ mã hóa thẻ khóa của bạn.

Phần mềm hệ thống khóa cửa khách sạn:   Phần mềm này giao tiếp với lập trình viên để cung cấp những thông tin cần ghi vào thẻ khóa. Bạn sẽ cần cài đặt nó trên máy tính.

Các loại thẻ từ được lập trình và sử dụng trong khách sạn

Có một số loại thẻ chìa khóa khác nhau được sử dụng cho khách sạn như:

• Thẻ master: Hệ thống khóa cửa khách sạn này có thể mở được tất cả các khóa cửa phòng.
• Thẻ khóa tòa nhà: Mở tất cả khóa cửa phòng khách trong tòa nhà này nhưng không thể dùng để mở khóa phòng khác trong các tòa nhà khác.
• Thẻ chìa khóa tầng: Được sử dụng để mở tất cả các khóa cửa trên một tầng cụ thể trong tòa nhà, ngoại trừ các phòng và bất kỳ khu vực nào được khóa bằng mã khẩn cấp.
• Thẻ chìa khóa khẩn cấp: Dùng để mở khu vực khi có trường hợp khẩn cấp;

Thẻ chìa khóa điều khiển nhóm: Nó được sử dụng để mở khóa cửa của nhóm được chỉ định.

Thẻ trả phòng: Dành cho nhân viên khách sạn sử dụng, sau khi quẹt thẻ trả phòng trên khóa cửa, thẻ chìa khóa của khách trước đó sẽ không thể mở cửa và thẻ khách mới được cấp sẽ không bị ảnh hưởng.

Thẻ khách: chủ yếu được sử dụng cho khách của khách sạn sử dụng thang máy của khách sạn, mở cửa phòng, cấp điện cho phòng…

Cách lập trình thẻ khóa khách sạn

Trước khi quan tâm đến cách sử dụng khóa thẻ từ cho khách sạn, chúng ta hãy cùng tham khảo những giải thích về cách lập trình thẻ chìa khóa qua từng bước cụ thể.

Các công việc cần thiết

• Cài đặt phần mềm hệ thống quản lý  khách sạn trên máy tính.
• Kết nối bộ mã hóa thẻ khách sạn: kết nối bộ phát hành thẻ qua giao diện USB với máy tính.
• Đăng ký: sử dụng mã kích hoạt để đăng ký phần mềm quản lý khách sạn để đảm bảo rằng nhà phát hành thẻ và phần mềm hoạt động bình thường

• Thêm quản trị viên: đặt quản trị viên hệ thống khóa từ trong khách sạn; bạn có thể chọn quản trị viên cấp cao, quản trị viên chung, người quản lý giám sát và người điều hành lễ tân.

• Đặt số phòng: thêm số phòng trong phần mềm quản lý khóa khách sạn

• Đặt khóa cửa: đặt số phòng đã chỉ định thành khóa cửa tương ứng.
• Đặt thời gian khóa cửa: Xác minh rằng tất cả thời gian khóa phòng được đặt chính xác để thời gian khách hàng có thể sử dụng phòng khách sạn được xác định chính xác

Lập trình thẻ nhân viên khách sạn

Chọn trường “Thẻ nhân viên” trên giao diện phần mềm và nhấp để mở.

Bây giờ bạn có thể chọn thẻ nhân viên tương ứng và sau khi nhập tên chủ thẻ, thời hạn hiệu lực và các thông tin khác, bạn có thể tạo thẻ.

Lập trình thẻ khóa từ khách sạn

Bạn cần tìm đến tùy chọn cấp thẻ lễ tân lễ tân trong phần mềm và hiển thị màn hình lễ tân lễ tân.

Tại thời điểm này, bạn có thể xem việc sử dụng của tất cả các phòng. Chọn một phòng có sẵn, sau đó thiết lập số ngày sử dụng, thời gian trả phòng, thông tin khách quy định và cấp thẻ cho khách.

Hướng dẫn sử dụng thẻ khóa từ trong khách sạn

Khi thẻ khóa đã được lập trình, cách thức hoạt động của nó khá đơn giản:

• Bước 1: Khách nhận phòng và thẻ chìa khóa, thẻ RFID được lập trình để khớp với số phòng và ngày lưu trú của họ.
• Bước 2: Sử dụng thang máy: Một số khách sạn đã sử dụng thẻ cho hệ thống kiểm soát thang máy của khách sạn . Bạn sẽ phải quẹt thẻ chìa khóa phòng khách sạn của mình trên đầu đọc thẻ thang máy. Sau đó, bạn có thể sử dụng thang máy và đi vào đúng tầng khách sạn có phòng của bạn.
• Bước 3: Mở khóa cửa bằng thẻ chìa khóa của bạn. Khi bạn đặt thẻ khóa vào khe trên cửa (gần tay nắm cửa hoặc phía trên tay nắm), hệ thống điều khiển điện tử của khách sạn sẽ tự động mở khóa cửa phòng của bạn để bạn có thể vào trong phòng của mình.

• Bước 4: Thẻ cung cấp năng lượng. Đối với hầu hết các khách sạn, thẻ khóa cũng cung cấp năng lượng cho tất cả đèn, hệ thống điều hòa không khí/máy sưởi và TV cho phòng của khách khi họ cắm thẻ vào công tắc tiết kiệm năng lượng của khách sạn (nhưng không phải tất cả các cơ sở kinh doanh đều hoạt động theo cách này). Điều này cho phép các khách sạn tiết kiệm năng lượng bằng việc đảm bảo rằng không có thiết bị điện tử nào trong số này hoạt động khi không có ai ở trong phòng.
• Bước 5: Vào các khu vực khác của khách sạn bằng thẻ khóa của khách sạn. Một số khách sạn sử dụng thẻ chìa khóa để hạn chế quyền truy cập của khách không phải khách sạn. Chỉ những khách có thẻ khóa mới có thể vào các khu vực này như nhà hàng khách sạn, phòng tập thể dục…
• Bước 6: Check Out Khi khách rời khỏi khách sạn, họ cần rút thẻ chìa khóa ra khỏi công tắc tiết kiệm năng lượng, đóng cửa, trả lại thẻ chìa khóa cho quầy lễ tân, sau đó khách có thể rời khách sạn.
• Bước 6: Lập trình lại thẻ. Sau khi khách trả phòng, nhân viên lễ tân của khách sạn sẽ lập trình lại thẻ khóa cho một khách khác đặt phòng khách sạn trong thời gian sắp tới.

Hướng dẫn từ hóa lại thẻ khách sạn khi thẻ bị khử từ

Tại sao thẻ khóa của khách sạn bị khử từ?

Câu trả lời là: Thẻ từ khách sạn được làm bằng nhựa và có thể bị hao mòn. Dải từ lưu thông tin trên thẻ bị khử từ do những nguyên nhân sau:

• Thẻ từ sử dụng lâu ngày gây mất hoặc làm yếu dải từ
• Thẻ không được giữ ở nơi an toàn, điều này có thể dẫn đến bụi tích tụ trên cả hai mặt của thẻ. Nếu thẻ của bạn không thể được lập trình lại sau khi rửa, hãy kiểm tra xem có bụi bẩn nào tích tụ trên cả hai mặt của thẻ sọc từ của bạn không.
• Thông tin từ tính trong một dải từ tính có thể bị xóa hoặc bị hỏng do tiếp xúc với hơi ẩm, nhiệt (ánh sáng mặt trời trực tiếp), hư hỏng vật lý hoặc các phương tiện khác có thể làm mất từ ​​tính vĩnh viễn.

Cách từ hóa lại thẻ khóa khách sạn

Từ hóa lại thẻ khóa khách sạn cần những gì?

Khi cần từ hóa lại thẻ khóa khách sạn để thẻ khóa hoạt động trở lại, bạn sẽ cần đến:

• Thẻ khóa khử từ: Đây là một trong những công cụ cần thiết để khử từ cho thẻ. Nếu thẻ khóa từ của bạn đã bị khử từ, máy tính của khách sạn sẽ không thể đọc được thẻ này. Điều này có nghĩa là cửa phòng khách sạn của bạn có thể không mở cho bạn.
• Bộ lập trình thẻ khóa từ (hoặc máy ghi thẻ): Bộ lập trình thẻ khóa từ là một công cụ cần thiết khác để từ hóa lại khóa cửa phòng khách sạn. Một lập trình viên cho phép bạn ghi thông tin vào thẻ điện tử của mình để chúng có thể được sử dụng lại làm chìa khóa trong khe đọc của chúng ở quầy lễ tân của khách sạn hoặc nhà nghỉ của bạn.
• Thẻ khóa từ mới. Nếu bạn dự định tiếp tục sử dụng cùng một khách sạn, bạn có thể dễ dàng nhận được một khách sạn mới. Nếu bạn muốn sử dụng cái cũ, hãy chắc chắn nó không bị hỏng hoặc lỗi thời trước khi tiếp tục quá trình này.

Làm cách nào để từ hóa lại thẻ từ của khách sạn?

Có thể nói, quy trình từ hóa lại thẻ chìa khóa của khách sạn cũng tương tự như lập trình thẻ chìa khóa:

• Chuẩn bị bộ lập trình thẻ từ và thẻ từ mới
• Tìm một thẻ khóa từ loại tốt tương tự như của khách sạn của bạn. Nếu bạn không chắc nên lấy loại nào, hãy hỏi nhân viên lễ tân hoặc gọi điện trực tiếp cho khách sạn của bạn. Bạn cũng sẽ cần một thẻ trống cùng loại.
• Sao chép tất cả thông tin từ một thẻ khóa từ loại tốt sang một thẻ trống mới bằng máy sao chép.
• Thẻ từ mới phải phù hợp với thiết kế, kích thước và màu sắc cũ của bạn. Nếu không, bạn nên đổi sang phòng khác mà không gặp vấn đề gì miễn là có chỗ trống. Nếu không, bạn có thể gặp khó khăn khi vào phòng của mình mặc dù bạn đã thay đổi phòng thông qua sự can thiệp của ban quản lý khách sạn.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng khóa thẻ từ cho căn hộ

Thẻ khóa từ sử dụng cho căn hộ là loại thẻ từ phần mềm đơn (hay phần mềm độc lập), cũng có nghĩa là không cần thông qua máy phát thẻ, không cần dùng thao tác cái đặt trên máy tính. Như vậy, loại thẻ này tiện dụng và không tốn thêm nhiều chi phí.

Ưu điểm của loại thẻ sử dụng cho khóa từ cửa nhà là chúng có thể sử dụng dùng vĩnh viễn. Cũng chính vì lý do này mà khóa thẻ từ phần mềm đơn có thể sử dụng rất phù hợp cho hộ gia đình, cho nhà trọ hay Homestay. Ngoài ra còn có thể dùng trong các nhà nghỉ có số lượng phòng ít hay các nhà trọ cho thuê dài hạn…

Hướng dẫn cài đặt thẻ từ mở khóa

Bước 1: Chuẩn bị: Trước khi cài đặt thẻ từ cho bộ khóa cửa đang sử dụng, bạn cần chuẩn bị: chìa khóa của bộ khóa mà bạn muốn cài đặt, 02 thẻ từ. (oại thẻ từ dành riêng cho phần mềm đơn)

Bước 2: Khôi phục cài đặt gốc của ổ khóa (Reset khóa)

• Với các model khóa loại ruột 02 chốt: Dùng chìa khóa vặn mở 05 lần. Khi nghe tiếng “ti-ti-ti”, bạn rút chìa khóa ra là quá trình “Reset” đã xong.
• Với model khóa loại ruột 05 chốt: Bạn nhấn nút “Reset” ở trong thân khóa 05 lần. Khi nghe tiếng “ti-ti-ti” và nhận thấy đèn báo hiệu nháy liên tục là bạn đã reset khóa thành công.

Bước 3: Cài đặt thẻ Master

Khi đã “Reset” ổ khóa, bạn chờ một chút cho động cơ của khóa quay trở lại vị trí cũ (túc là khi động cơ phát ra âm thanh tắt hẳn). Lúc này, bạn lập tức đặt thẻ từ (Số 01) lên vị trí quẹt thẻ trên thân khóa, sau đó lặp lại bước này 03 lần. Hãy nhớ, thẻ từ (Số 1) này được gọi là thẻ Master, hay còn gọi là thẻ quản lý.

Tiếp theo, bạn chờ cho động cơ quay về vị trí cũ và sử dụng thẻ Master để mở khóa xem đã thành công hay chưa. Nếu thẻ Master chưa mở được khóa, điều này có nghĩa bạn thao tác chưa chính xác và việc cài đặt chưa thành công. Hãy thực hiện lại bước ở trên.

Bước 4: Cài đặt thẻ người dùng

Bạn dùng thẻ Master quẹt lên khóa, và đợi đến khi động cơ chưa về vị trí hãy nhanh chóng bỏ thẻ Master ra và đặt thẻ người dùng (Số 2) lên khóa. Bạn cần lặp lại quá trình này 2 lần.

Chờ khi động cơ quay về vị trí cũ, bạn dùng thẻ (Số 2) mở khóa và kiểm tra xem đã thành công chưa. Nếu thẻ chưa mở được khóa tức là bạn thao tác chưa thành công. Khi đó, hãy thực hiện lại thao tác ở bước trên.

Với các thẻ từ tiếp theo (Số 3-4-5…150), bạn cũng tiến hành các bước tương tự như trên.

Lưu ý:

• Sau khi Reset xong,  bạn sử dụng thẻ nào để cài đặt đầu tiên thì sẽ được coi là thẻ Master. Tất cả các thẻ từ được cài đặt sau đó đều được coi là thẻ người dùng.
• Thẻ Master có công dụng mở khóa và cài đặt cho thẻ người dùng. Trong khi đó, thẻ nguòi dùng chỉ có tính năng mở khóa, không có quyền hạn cài đặt cho thẻ khác.
• Nếu sử dụng một hay nhiều bộ khóa, bạn cũng có thể dùng 1 thẻ để cài đặt Masterm điều nàysẽ giúp bạn quản lý dễ dàng hơn.

Một số lưu ý khi sử dụng khóa thẻ từ

• Thẻ Master và chìa khóa là công cụ để cài đặt khóa cửa, vì vậy bạn nên cất giữ chúng một cách cẩn thận.
• Trong qúa trình cài đặt thẻ từ, khi thao tác phải thao tác nhanh, dứt khoát, không nên ấn mạnh quá .Nếu nhập sai, bạn nên dừng lại và thao tác lại từ đầu.
• Hãy nhớ rửa sạch tay và lau khô trước khi thực hiện cài đặt thẻ từ cho ổ khóa. Không nên thao tác khi tay có nước, dính bùn đất hoặc keo có thể làm ảnh hưởng đến chức năng của thẻ.
• Bạn nên chủ động để sẵn bộ chìa cơ ở bên ngoài, phòng khi hết pin đột ngột hay mạch điện bị kẹt thì bộ khóa sẽ trở lại trạng thái khóa cơ thông thường thì có thể dùng ngay chìa cơ để mở khóa.
• Khi nhận thấy ổ khóa bị kẹt, không mở được, bạn không nên gõ, đập hay tác động lực mạnh vào khóa, đồng thời tránh tháo rời các linh kiện của khóa. Thay vào đó, hãy liên hệ với đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn để có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh gây hư hỏng khóa và thẻ cũng như tránh những thiệt hại hông đáng có khác.

Hy vọng những hướng dẫn sử dụng khóa thẻ từ trên đây sẽ trở nên thật hữu ích với bạn đọc. Chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời với dòng khóa cửa thông minh này. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của SIêu Thị Khóa Vân Tay.